Audyt warstwowy – narzędzie doskonalenia organizacji
Audyt warstwowy – definicja
Audyt warstwowy to metodologia doskonalenia procesów w organizacji. Ma ona na celu weryfikację przestrzegania standardów poprzez różne „warstwy organizacji”, począwszy od poziomu lidera linii do najwyższego kierownictwa.
Istotnym elementem jest wyjątkowość audytorów, którymi stają się pracownicy wszystkich działów, a nie tylko działu jakości. Metodologię wprowadzenia audytów warstwowych przedstawia podręcznik CQI-8 (Layered Process Audits- LPA).
Korzyści dla organizacji
Gemba, standard, zaangażowanie, komunikacja – z pewnością większość osób pracujących w firmach produkcyjnych zna te określenia. Niestety często zdarza się, że słowa te pozostają tylko hasłami, ponieważ w firmie nie wprowadza się ich w życie i nie utrzymuje się ich na wymaganym poziomie.
Tutaj z pomocą przychodzi audyt warstwowy, który wymaga od osób z każdego szczebla organizacji pewnego zaangażowania:
- Gemba – idź w realne miejsce, do konkretnego procesu, maszyny, stanowiska montażowego, kontrolnego, itp. w celu wykonania audytu.
- Standard – za pomocą przygotowanej wcześniej „check” listy zweryfikuj określony standard, czy jest przestrzegany, czy jednak widzisz potencjał do poprawy.
- Zaangażowanie – pokaż pracownikom, iż jesteś zainteresowany ich obszarem, że mogą z Tobą skonsultować wykonywane działania i liczyć na Twoją pomoc w rozwiązaniu lokalnych problemów.
- Komunikacja – na początku wymuszone wizyty w procesie w późniejszym etapie przekształcą się w idealne narzędzie do komunikowania się z pracownikami.
Oczywiście, oprócz nakierowanych na zaangażowanie jest również szereg innych korzyści, tj.:
- Poprawa bezpieczeństwa i ergonomii pracy.
- Redukcja odpadu.
- Poprawa płynności finansowej.
- Poprawa jakości produktu.
- Zwiększenie zadowolenia klienta.
- Redukcja reklamacji jakościowych.
- Poprawa standaryzacji procesu.
- Zwiększenie motywacji pracowników.
Etapy wdrożenia audytu warstwowego w organizacji
Krok 1. Ustalenie właściciela LPA.
Wg CQI-8 oraz w oparciu o doświadczenia rekomenduje się, aby właścicielem został kierownik / dyrektor produkcji.
Właściciel odpowiedzialny jest za:
- Gromadzenie wyników audytów ze wszystkich obszarów.
- Zapewnienie wykonywania działań korygujących przez osoby odpowiedzialne.
- Raportowanie do najwyższego kierownictwa statusu LPA oraz wykonywania akcji wdrożonych.
- Dodawanie nowych procesów do LPA.
- Tworzenie, nadzorowanie oraz aktualizacja procedury, planów oraz formularzy w zależności od nowych potrzeb.
Dodatkowo kierownicy obszarów (np. magazyn, UR, laboratorium) odpowiadają za:
- Wykonywanie audytów zgodnie z harmonogram przez przypisane osoby.
- Wdrażanie akcji korygujących.
- Zapisy i przegląd wyników danego obszaru.
Krok 2. Ustalenie zespołu audytowego.
Zespół audytowy powinien składać się z pracowników każdego wydziału organizacji, dzięki czemu uzyskuje się efekt „świeżego oka” w procesie. Należy pamiętać, by również angażować takie działy jak HR, księgowość, sprzedaż.
Na tym etapie należy również przypisać audytorów do odpowiednich warstw, można tego dokonać wizualnie. Na Rys.1. przedstawiono jedną z propozycji.
Krok 3. Ustalić obszary audytowe.
W tym etapie należy podzielić zakład na odpowiednie strefy np. produkcja, magazyn, warsztat.
W przypadku dużych wydziałów produkcyjnych najlepiej podzielić je na podstrefy (np. w zakładzie, w którym istnieje 50 maszyn dokonać podziału na 10 podstref).
Krok 4. Przygotować harmonogram audytów.
W tym etapie należy konkretnie określić kto, gdzie i kiedy ma wykonać audyt. Ważne, aby harmonogram pokazywał częstotliwość audytów wg przypisanych warstw. Przykład stosowanego harmonogramu przedstawiono na Rys.2.
Krok 5. Określić wskaźniki monitorowania wykonywanych audytów.
Do puli wskaźników można przypisać np. procent wykonanych audytów, procent zgodności ze standardem, rejestr powtarzających się niezgodności, itp.
Audyt warstwowy – podsumowanie
Audyty warstwowe są niewątpliwie narzędziem doskonalenia organizacji i z założenia mają za zadanie „przenieść” organizację na wyższy poziom. Pamiętać jednak należy, iż żadne narzędzie bez właściwego wdrożenia nie przyniesie oczekiwanych efektów. Jednym z istotnych punktów wskazanych w CQI-8 jest zaangażowanie najwyższego kierownictwa. Jeżeli dyrektor zakładu nie będzie dokonywał przeglądu wyników, jeżeli nie będzie brał czynnego udziału w audytach, to szanse na pozytywny efekt wykorzystania tego narzędzia są znikome.
Autor: mgr inż. Piotr Popiel
Jeżeli artykuł Ci się podobał, to podziel się nim proszę w mediach społecznościowych:
Powiązane szkolenia:
Zaufali nam:
.
Co mówią nasi zadowoleni Klienci:
.
W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu:
.